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破解會計(jì)電算化內(nèi)部控制因素難題
效的內(nèi)部控制體系是電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。由于電算化系統(tǒng)具有高密度儲存、方便使用、自動高速運(yùn)行的特點(diǎn)，這就更加便于單位根據(jù)自身特點(diǎn)所設(shè)置的內(nèi)控制度更好地發(fā)揮作用。
一、實(shí)施會計(jì)電算化后需要重新考慮的內(nèi)部控制因素?
1、可能存在的會計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題
在會計(jì)電算化系統(tǒng)下，會計(jì)數(shù)據(jù)僅需要會計(jì)操作人員一次性輸入到計(jì)算機(jī)中，電算化系統(tǒng)就會自動完成總賬、明細(xì)賬、日記賬等的登記工作。但這些工作的數(shù)據(jù)全部來源于第一次的手工錄入，因此，原來手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對工作已經(jīng)失去了作用，即一旦原始錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤將很難被發(fā)現(xiàn)，并且會直接導(dǎo)致一系列會計(jì)數(shù)據(jù)的失真。
2、電算化后會計(jì)數(shù)據(jù)的保密工作需要加強(qiáng)?
會計(jì)資料屬于單位的最高機(jī)密，一旦被非法竊取或篡改，將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原來的手工賬下，會計(jì)憑證、會計(jì)賬表分置保存，非法修改的情況會變得非常困難，而且會留有痕跡，況且一般情況下很難得到單位的全部會計(jì)資料。而在電算化系統(tǒng)下，所有的會計(jì)信息都存儲在服務(wù)器和磁盤中，復(fù)制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，而且不會留下任何痕跡，這就增加了會計(jì)資料被泄密的可能性。?
3、電算化系統(tǒng)的安全性需要加強(qiáng)?
在電算化環(huán)境下，會計(jì)資料多存放于電腦磁盤中，會計(jì)核算全部依賴于計(jì)算機(jī)，一旦機(jī)器發(fā)生故障或發(fā)生突然性的斷電以及感染病毒等情況，都會危及會計(jì)數(shù)據(jù)的安全;此外，存放會計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤如發(fā)生意外損壞也會造成數(shù)據(jù)的丟失。因此，要求運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須始終保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。?
二、針對上述新增內(nèi)控因素，需要單位加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)的方面
1、要做好基礎(chǔ)管理工作，尤其是加強(qiáng)對會計(jì)基礎(chǔ)工作的控制
做好會計(jì)基礎(chǔ)工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。
電算化會計(jì)信息處理系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，因此，會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，是做好工作的重要保證。
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