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招投標(biāo)辦公室工作職責(zé)
一、職責(zé)概述
招投標(biāo)辦公室是公司招標(biāo)工作的重要部門，負(fù)責(zé)公司招標(biāo)項目的策劃、組織、實施和監(jiān)督。主要職責(zé)如下：
1.招標(biāo)策劃：根據(jù)業(yè)務(wù)部門和公司經(jīng)營方向，組織起草招標(biāo)方案，制定招標(biāo)時間表和工作進(jìn)度計劃，確定招標(biāo)方式以及所需招標(biāo)條件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等招標(biāo)要素。
2.招標(biāo)組織：根據(jù)招標(biāo)方案，組織招標(biāo)投標(biāo)人的資格審查和招標(biāo)文件的編制、印制、發(fā)送及答疑等各項工作。
3.招標(biāo)實施：組織投標(biāo)人的現(xiàn)場會議、開標(biāo)會議、評標(biāo)會議及結(jié)果公示等各項工作。對投標(biāo)人的資格、投標(biāo)文件、評標(biāo)過程及評標(biāo)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告評標(biāo)結(jié)果。
4.合同簽訂：組織中標(biāo)候選人進(jìn)行洽談、簽訂合同，并對合同履行進(jìn)行監(jiān)督，以確保合同的執(zhí)行順利進(jìn)行。
5.招標(biāo)檔案管理：組織招標(biāo)項目的檔案整理、保管及利用，以備以后管理、監(jiān)督、審計和復(fù)查等需要。
6.咨詢服務(wù)：向有關(guān)業(yè)務(wù)部門或者其他單位提供招標(biāo)法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營管理方面的咨詢服務(wù)。
二、職責(zé)細(xì)則
1.招標(biāo)策劃
�。�1）采集業(yè)務(wù)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)的招標(biāo)需求，根據(jù)具體情況組織編制招標(biāo)方案，擬訂招標(biāo)時間表和工作進(jìn)度計劃。
�。�2）確定招標(biāo)方式、規(guī)模、標(biāo)的、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和基本條件等招標(biāo)要素，制定招標(biāo)公告和招標(biāo)文件。
（3）根據(jù)招標(biāo)要求，分別向公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門、核心技術(shù)人員、評標(biāo)委員會及招標(biāo)代理公司等提供相關(guān)資料和信息。
2.招標(biāo)組織
�。�1）建立招標(biāo)檔案，編制投標(biāo)人名錄和保證金清單，安排招標(biāo)文印和投標(biāo)人答疑，關(guān)注招標(biāo)程序的公開和透明性。
�。�2）根據(jù)公司招標(biāo)的程序和標(biāo)準(zhǔn)，擬定招標(biāo)文件，編制工程量清單、技術(shù)規(guī)格、設(shè)計圖紙、業(yè)務(wù)指南及招標(biāo)合同等附件，召開投標(biāo)人會議和現(xiàn)場踏勘會議等。
（3）負(fù)責(zé)招標(biāo)公告及招標(biāo)文件的發(fā)布與傳遞（例如網(wǎng)站發(fā)布、報刊或者行業(yè)媒體刊發(fā)、發(fā)郵件等），跟蹤投標(biāo)人的信息互動，保證招投標(biāo)過程的順利進(jìn)行。
3.招標(biāo)實施
（1）主持投標(biāo)人的現(xiàn)場會議、開標(biāo)會議、評標(biāo)會議及結(jié)果公示等各項工作，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報招標(biāo)評標(biāo)結(jié)果。
�。�2）負(fù)責(zé)招標(biāo)程序和細(xì)則的規(guī)范執(zhí)行，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、招標(biāo)文件和合同等規(guī)定。
�。�3）對招標(biāo)實施的相關(guān)方面進(jìn)行監(jiān)督和管理（例如規(guī)范文件發(fā)布、完善投標(biāo)人名錄、維護(hù)招標(biāo)視頻平臺等），落實招標(biāo)工作的質(zhì)量、進(jìn)度和效益等管理職責(zé)。
4.合同簽訂
�。�1）在招標(biāo)過程中確立中標(biāo)人，組織中標(biāo)候選人進(jìn)行洽談、簽訂合同，并對合同履行進(jìn)行監(jiān)督，以確保合同的執(zhí)行順利進(jìn)行。
�。�2）擬訂合同模板及附件，并在合同簽訂前在法律法規(guī)及招標(biāo)文件的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行審核，以充分保障公司的權(quán)益。
�。�3）對招標(biāo)合同的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督，確保雙方遵守合同的條款及各項約定，及時發(fā)現(xiàn)和解決各種問題和爭議。
5.招標(biāo)檔案管理
�。�1）建立招標(biāo)項目檔案，包括招標(biāo)方案、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑記錄、評標(biāo)記錄、流標(biāo)記錄、中標(biāo)結(jié)果、合同、交付驗收報告等資料。
�。�2）落實招標(biāo)檔案的保管責(zé)任，建立檔案借閱制度，加強檔案管理和檔案利用，完善招標(biāo)資料的維護(hù)工作。
（3）每年對招標(biāo)檔案進(jìn)行審查和整理，將無用資料進(jìn)行清理，及時更新相關(guān)文件和記錄，并向公司領(lǐng)導(dǎo)及審計機構(gòu)進(jìn)行報告。
6.咨詢服務(wù)
（1）向有關(guān)業(yè)務(wù)部門或者其他單位提供招標(biāo)法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營管理方面的咨詢服務(wù)。
（2）對招標(biāo)工作中浮現(xiàn)的各類風(fēng)險，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施進(jìn)行風(fēng)險控制，從而保證投標(biāo)、評標(biāo)和合同簽訂等過程的合法、公正和透明。
三、所涉及的法律名詞及注釋：
-招標(biāo)：指采購人依法公開辟布采購公告，邀請有相應(yīng)能力和條件的潛在供應(yīng)商來投標(biāo)，以確定中標(biāo)供應(yīng)商和采購內(nèi)容的過程。
-招標(biāo)文件：就采購活動的性質(zhì)、規(guī)模、要求等需要公開宣傳的內(nèi)容，編制的文件，是指出價人投標(biāo)、評定以及合同執(zhí)行等活動所用的管理文件。
-現(xiàn)場會議：指招標(biāo)活動期間相互溝通、解釋合同條款、商討招標(biāo)工作等內(nèi)容為主的會議。
-開標(biāo)會議：對遞交投標(biāo)文件的時間和地點進(jìn)行公示，為所有投標(biāo)人開放，并在指定時間內(nèi)對遞交文件進(jìn)行開啟、檢查等程序的會議。
-評標(biāo)會議：評標(biāo)委員會披露評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及其權(quán)重，對遞交的所有投標(biāo)文件進(jìn)行評選、推選、認(rèn)定中標(biāo)人的會議。
-招標(biāo)代理公司：被業(yè)主、采購人禮聘的獨立第三方招標(biāo)代理機構(gòu)，對招標(biāo)策劃、組織、實施過程中的各個環(huán)節(jié)、程序和實施效果，對招標(biāo)相關(guān)類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、流程管理、數(shù)據(jù)分析、評估和風(fēng)險管理的服務(wù)機構(gòu)。
四、在實際執(zhí)行過程中可能遇到的艱難及解決辦法：
�。�1）投標(biāo)人對招標(biāo)文件內(nèi)容的理解和接受度較低，或者是被投標(biāo)人誤解、遺漏或者導(dǎo)致解釋差異，導(dǎo)致整個招投標(biāo)過程的順利進(jìn)行。
解決方案：在編制招標(biāo)文件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司實際情況，細(xì)化招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確說明要求和細(xì)節(jié)，降低信息傳達(dá)的難度和復(fù)雜度，保證招標(biāo)過程的正常開展。
�。�2）評標(biāo)人員資格、素質(zhì)差異性較大，或者是某個環(huán)節(jié)存在重大失誤或者質(zhì)量問題，導(dǎo)致一旦評標(biāo)浮現(xiàn)重大問題，可能引起投訴甚至引起刑事責(zé)任。
解決方案：建立專業(yè)化的評標(biāo)委員會，進(jìn)一步明確評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，遵循公正透明的原則，對評標(biāo)人員必須進(jìn)行嚴(yán)格的安排、教育和考試，確保評標(biāo)程序的質(zhì)量及其環(huán)節(jié)的順暢。因此，進(jìn)行制度、流程和細(xì)節(jié)的查漏補缺，加強評標(biāo)會議的紀(jì)律性和規(guī)范化，確保評標(biāo)過程順利進(jìn)行。
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