淺析文秘人員的特點及心態(tài)培養(yǎng)

　　文秘學(xué)產(chǎn)生于20世紀80年代初，國際文秘聯(lián)合會曾為文秘人員職業(yè)做出如下準確的定義：“文秘人員應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握有關(guān)辦公室的技巧，能在沒有上司的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。”[1]

　　相對于傳統(tǒng)的文秘人員的概念，現(xiàn)代文秘人員是指綜合運用自身智慧和現(xiàn)代工具，直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管提供輔助管理、決策和綜合服務(wù)，由事務(wù)服務(wù)型向管理助理型轉(zhuǎn)變的，以腦力勞動為主的工作人員。下面我們來談?wù)勎拿厝藛T的特點與心態(tài)培訓(xùn)。

　　一、文秘人員實務(wù)的特點

　　(一)文秘人員實務(wù)的特點

　　文秘人員實務(wù)的特點包括事務(wù)性、綜合性和技術(shù)性三個方面。

　　1.事務(wù)性。文秘人員實務(wù)的事務(wù)性是組織內(nèi)部非特定職能的管理，是為職能活動的有效展開奠定基礎(chǔ)，為提供服務(wù)創(chuàng)造條件的輔助性、技術(shù)性的活動。

　　2.綜合性。文秘人員實務(wù)的綜合性是指其管理對象廣泛，管理活動內(nèi)容龐雜;居于組織活動的.中樞地位，需要綜合處理多種關(guān)系，綜合解決多種問題。

　　3.技術(shù)性。辦公室管理是行政管理中自然屬性較強的部分，突出的表現(xiàn)就是其具有技術(shù)性。這種技術(shù)性主要指辦公室管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動的人掌握特定的技術(shù)知識和方法技巧。

　　二、企業(yè)文秘人員培訓(xùn)內(nèi)容與培訓(xùn)方法

　　(一)針對事物性的特點而進行的培訓(xùn)

　　1.公文筐培訓(xùn)。就是對特定職位通常是目標崗位的管理人員在日常工作中經(jīng)常遇到的各類典型事務(wù)進行編輯、加工、并設(shè)計成若干種公文讓培訓(xùn)對象處理, 由此評價其在將要面對的典型職業(yè)環(huán)境中獲取有關(guān)資料、妥善處理各類信息、準確做出管理決策、有效進行協(xié)調(diào)和控制的工作能力，找出不足的地方，對受訓(xùn)者進行培訓(xùn)指導(dǎo)，加以強化。在針對文秘人員的培訓(xùn)中，公文筐測評在假定情境下實施。從以下兩個角度對文秘人員進行測查，一為技能角度，主要考察受訓(xùn)者的計劃、預(yù)測、決策和溝通能力。另為業(yè)務(wù)角度。公文筐的材料涉及財務(wù)、人事、行政、市場等多方面業(yè)務(wù)，它要求文秘人員具有對多方面業(yè)務(wù)的整體運作能力。提供給受訓(xùn)文秘人員的信息包括涉及文件管理、人事備忘錄、收集的各種信息、政府的法令公文、客戶關(guān)系、會議安排等十幾份甚至更多的材料。這些材料是放在公文筐中的，要求文秘人員以管理者的身份，模擬真實工作中的程序，在規(guī)定條件下，對各類公文材料進行處理，形成公文處理報告，借以評估其計劃、組織、預(yù)測、決策和溝通能力。

　　2.拓展訓(xùn)練法。文秘人員總是工作在辦公室，高度專注于繁冗地工作當(dāng)中，缺少團隊訓(xùn)練的機會，團隊意識不強。通過拓展訓(xùn)練，可以讓他們進行溝通、協(xié)調(diào)、適應(yīng)且能完成任務(wù)實現(xiàn)目標。通常有以下幾個環(huán)節(jié)：團隊熱身，在培訓(xùn)開始時，團隊熱身活動將有助于加深學(xué)員之間的相互了解，消除緊張，建立團隊，以便輕松愉悅的'投入到各項培訓(xùn)活動中去;個人項目，本著心理挑戰(zhàn)最大、體能冒險最小的原則設(shè)計，每項活動對受訓(xùn)者的心理承受力都是一次極大的考驗;團隊項目，團隊項目以改善受訓(xùn)者的合作意識和受訓(xùn)集體的團隊精神為目標，通過復(fù)雜而艱巨的活動項目，促進學(xué)員之間的相互信任、理解、默契和配合。文秘人員將培訓(xùn)的收獲遷移到工作中去，感受到團體協(xié)作的力量，激發(fā)自己的潛能、培養(yǎng)團隊精神與合作默契，在工作中形成團隊意識，不僅使大家相互信任、相互幫助，也為各部門之間的相互溝通與協(xié)調(diào)構(gòu)建了良好的基礎(chǔ)，能夠提升文秘人員的工作效力。

　　(二)針對綜合性的特點而進行的培訓(xùn)

　　1.文秘人員心理培訓(xùn)，首先要為文秘人員從業(yè)者的性格與從事該職業(yè)應(yīng)具備的心理素質(zhì)進行一次準確定位，文秘人員的職業(yè)性格及其應(yīng)具備的心理素質(zhì)包括：正直、善良、熱忱、溫和、豁達、堅毅、縝密、內(nèi)斂、面對各種狀況時穩(wěn)定的心理素質(zhì)。文秘人員心理培訓(xùn)是針對文秘人員工作的性格特征，針對文秘人員在工作中容易出現(xiàn)的心理緊張、挫折感、不公平感，被誤解、責(zé)備而產(chǎn)生的不良心態(tài)，以及應(yīng)對各種狀況所需的心理素質(zhì)進行有效的培訓(xùn)活動。

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