項目時間管理的方法

　　隨著項目活動分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分，看看下面的項目時間管理的方法吧！

　　項目時間管理的方法 1

　　例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。項目活動是確定為項目各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計劃活動。在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，活動清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項目其他過程的使用和管理，讓項目團(tuán)隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù)，這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細(xì)任務(wù)。

　　1、選擇合適工具

　　目前項目管理軟件正被廣泛地應(yīng)用于項目管理工作中，尤其是它清晰的表達(dá)方式，在項目時間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關(guān)系、參與活動的人力資源、成本，項目管理軟件可以自動進(jìn)行數(shù)學(xué)計算、平衡資源分配、成本計算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項目管理軟件除了具備項目進(jìn)度制定功能外還具有較強的項目執(zhí)行記錄、跟蹤項目計劃、實際完成情況記錄的能力，并能及時給出實際和潛在的影響分析。

　　2、活動工期估算

　　項目工期估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時完善并更新活動清單。

　　一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：

　　1)專家評審形式。由有經(jīng)驗、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。項目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類似項目的施工的技術(shù)和管理人員，依靠過年的工作經(jīng)驗做出比較詳細(xì)的可行的分析和評估，為項目的管理做指導(dǎo)工作。

　　2)模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎(chǔ)，計算評估工期。 在進(jìn)行模擬估算的時候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。

　　保留時間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時間以應(yīng)付項目風(fēng)險。隨著項目進(jìn)展，冗余時間可以逐步減少。例如在西安通信學(xué)院自動錄播系統(tǒng)項目中，根據(jù)多年的系統(tǒng)集成經(jīng)驗，錄播系統(tǒng)的教室和集成過程比較復(fù)雜，出現(xiàn)問題的幾率很高，所以給項目的保留時間定為七天。在施工的'過程中布線、設(shè)備安裝都比較順利，在集成和調(diào)試的過程中第一天出現(xiàn)問題較多，在技術(shù)人員的通力合作下第二天所以設(shè)備調(diào)試完成，項目的最大瓶頸突破后保留時間就可以精確對一天，工程進(jìn)度得到很好的控制。

　　3、活動排序

　　在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上，要找出項目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。

　　設(shè)立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項目的里程碑。

　　在進(jìn)行項目活動關(guān)系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法。

　　4、進(jìn)度控制

　　進(jìn)度控制主要是監(jiān)督進(jìn)度的執(zhí)行狀況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯誤。在控制中要考慮影響項目進(jìn)度變化的因素、項目進(jìn)度變更對其他部分的影響因素、進(jìn)度表變更時應(yīng)采取的實際措施。在前幾期中曾經(jīng)對此進(jìn)行過探討，在此不再贅述。

　　5、安排進(jìn)度表

　　項目的進(jìn)度計劃意味著明確定義項目活動的開始和結(jié)束日期，這是一個反復(fù)確認(rèn)的過程。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、項目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時間、風(fēng)險管理計劃、活動特征等統(tǒng)一考慮。

　　進(jìn)度限制即根據(jù)活動排序考慮如何定義活動之間的進(jìn)度關(guān)系。一般有兩種形式：一種是加強日期形式，以活動之間前后關(guān)系限制活動的進(jìn)度，如一項活動不早于某活動的開始或不晚于某活動的結(jié)束;另一種是關(guān)鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時間進(jìn)度的決定性因素，制定相應(yīng)時間計劃。

　　在制定項目進(jìn)度表時，先以數(shù)學(xué)分析的方法計算每個活動最早開始和結(jié)束時間與最遲開始和結(jié)束日期得出時間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再通過資源因素、活動時間和可冗余因素調(diào)整活動時間，最終形成最佳活動進(jìn)度表。

　　關(guān)鍵路徑法(CPM)是時間管理中很實用的一種方法，其工作原理是：為每個最小任務(wù)單位計算工期、定義最早開始和結(jié)束日期、最遲開始和結(jié)束日期、按照活動的關(guān)系形成順序的網(wǎng)絡(luò)邏輯圖，找出必須的最長的路徑，即為關(guān)鍵路徑。

　　時間壓縮是指針對關(guān)鍵路徑進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進(jìn)度因素對整個計劃進(jìn)行調(diào)整，直到關(guān)鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止，得到最佳時間進(jìn)度計劃。

　　項目時間管理的方法 2

　　一、制定時間安排表

　　這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預(yù)定時間表，在這個時間表里，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個大的方向。二是每月預(yù)定時間表，在這個時間表里可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目了然。三是每周預(yù)定時間表，每周的時間表，要在下周一前完成，完成后請領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個時間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個會議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時間表，在每日預(yù)定的時間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。

　　二、利用80/20的法則進(jìn)行管理

　　80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個奇怪的現(xiàn)象，社會財富極其的不平等，社會的財富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時引起了不小的轟動。

　　同樣我們也可以運用這一原則來對時間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個會議預(yù)計是半小時，結(jié)果一個班小時才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明確

　　對于處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費時間，對于突發(fā)的`時間要預(yù)留出時間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計劃。對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。

　　最為合格的秘書，一定要對工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過于緊湊，對時間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會時間管理的藝術(shù)，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節(jié)奏的社會中對時間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。

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